Vorstands Sekretär/ Assistent (m/w/d)
Stellenzweck
- Verantwortung: Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. englisch).
- Umfassende Organisation: Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Führungskraft und den Fahrer, Fristenüberwachung der Projekte. Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben des Vorstandes.
- Unterstützung in Projekten: Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen.
- Vor- und Nachbereitung: Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen. Reiseorganisation für das In- und Ausland.
- Administration: Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik. Bearbeitung von SAP-Aufträgen.
- Kaufmännische Tätigkeiten: Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten. Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen. Erstellen der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater.
- IT-Koordination: für den Vorstand, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Referenten.
Das sollten Sie mitbringen
- Kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten
- Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Wünschenswert sind SAP-Kenntnisse